Beschwerdemanagement
Beschwerde- und Einspruchsverfahren
Beschwerde- und Einspruchsverfahren (Stand: 24. März 2025)
Unsere oberste Priorität ist die kontinuierliche Verbesserung unserer Dienstleistungen, weshalb wir Ihr Feedback sehr schätzen. Sollten Sie mit unseren Leistungen nicht zufrieden sein, setzen wir alles daran, gemeinsam mit Ihnen eine Lösung zu finden. Bitte richten Sie Ihre schriftliche Beschwerde direkt an unsere Zertifizierungsstelle.
Nach Eingang Ihrer Beschwerde prüfen wir diese sorgfältig und objektiv. Unser Ziel ist es, Ihr Anliegen vollständig zu klären und Ihnen eine schriftliche Rückmeldung zu geben. Aus Datenschutzgründen erhalten Sie unsere Antwort ausschließlich persönlich. Bitte senden Sie Ihre Beschwerde an beschwerde@inozet.de. Alternativ nutzen Sie bitte zur verschlüsselten Übertragung das Beschwerdemanagement-Portal.
InoZet GmbH ist Mitglied im BVUZ (Bundesverband unabhängiger Zertifizierungsstellen e.V.) (www.bvuz.de) und hat sich zur jederzeitigen Einhaltung von besonders hochwertigen Qualitätskriterien verpflichtet.
Die Qualitätskriterien finden Sie auf unserer Internetseite unter Link.
Jeder Organisation oder Person steht ein Beschwerderecht gegenüber dem BVUZ zu, wenn InoZet GmbH, eine bei InoZet GmbH beschäftigte oder eine von InoZet GmbH beauftragte Person gegen einen oder mehrere Punkte dieser Qualitätskriterien verstößt.
Die Beschwerde kann direkt auf der Internetseite (www.bvuz.de/beschwerden/) des BVUZ eingegeben werden.
Die InoZet GmbH setzt auf eine effiziente, transparente und kundenfreundliche Bearbeitung von Beschwerden und Einsprüchen. Kundenrückmeldungen – einschließlich Beschwerden – betrachten wir als wertvolle Chance zur Verbesserung unserer Leistungen. Ihre Meinung ist uns wichtig, auch wenn Ihre Erwartungen nicht erfüllt wurden. Wir setzen uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung und suchen eine Lösung.
Was ist eine Beschwerde?
Eine Beschwerde ist eine Äußerung der Unzufriedenheit einer interessierten Partei über die Zertifizierungsdienstleistungen der InoZet GmbH, ihre Mitarbeiter, Auditoren oder zertifizierten Kunden. Dabei wird eine offizielle Antwort – ausdrücklich oder stillschweigend – erwartet.
Was ist ein Einspruch?
Ein Einspruch ist ein Antrag eines InoZet-Kunden auf Überprüfung einer Zertifizierungsentscheidung. Die Entscheidung über einen Einspruch wird von einem unabhängigen Experten (idealerweise dem verantwortlichen Programmleiter) getroffen, der weder an der Durchführung des Audits noch an der ursprünglichen Zertifizierungsentscheidung beteiligt war. Vor der finalen Entscheidung erfolgt eine Rücksprache mit dem zuständigen Management der akkreditierten Zertifizierungsstelle. Dieses Verfahren hat keine Auswirkungen auf Fristen bei Nichtkonformitäten oder eine mögliche Zertifikatsentziehung. Die Einreichung, Bearbeitung und Entscheidung von Beschwerden oder Einsprüchen führt in keinem Fall zu nachteiligen Konsequenzen für die betroffene Person.
Weitere Erläuterungen zum Beschwerde- und Einspruchsverfahren
Als Zertifizierungsstelle und benannte Stelle ist die InoZet GmbH offen für Beschwerden gemäß ISO/IEC 17021-1:2015, Kapitel 4.7 und behandelt diese verantwortungsvoll entsprechend Kapitel 9.7.1 und 9.8.1. Die Einreichung, Prüfung und Entscheidung über eine Beschwerde oder einen Einspruch gegen eine Zertifizierungsentscheidung erfolgt neutral und führt in keinem Fall zu einer Benachteiligung des Beschwerdeführers (Kapitel 9.7.3 und 9.8.2). Wir empfehlen, Beschwerden und Einsprüche möglichst in deutscher oder englischer Sprache einzureichen. Jeder Vorgang wird elektronisch erfasst, eindeutig gekennzeichnet und sein Verlauf dokumentiert.
Verfahrensablauf
Die folgenden Schritte gelten sowohl für Beschwerden als auch für Einsprüche:
- Einreichen der Beschwerde oder des Einspruchs
Senden Sie Ihr Anliegen per E-Mail an beschwerde@inozet.de oder wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei der InoZet GmbH. Alternativ reichen Sie Ihr Anliegen verschlüsselt über das Beschwerdemanagement-Portal ein.
Registrierung und Bestätigung
– Ihr Vorgang wird intern registriert und mit einer eindeutigen Vorgangsnummer versehen.
– Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit dieser Nummer, die Sie bitte in der weiteren Kommunikation stets im Betreff angeben.
Sicherstellung von Neutralität und Unabhängigkeit
– Mitarbeiter, die direkt am Vorgang beteiligt waren, sind von der finalen Entscheidungsfindung ausgeschlossen.
– Die Bearbeitung erfolgt durch eine unabhängige, unparteiische Stelle innerhalb der InoZet GmbH.
Analyse und Stellungnahmen
– Ihr Anliegen sowie die eingereichten Nachweise werden sorgfältig geprüft.
– Betroffene Parteien haben die Möglichkeit, schriftlich Stellung zu nehmen und ihre Begründungen darzulegen.
– Falls erforderlich, fordern wir zusätzliche Informationen zur Entscheidungsfindung an.
Entscheidung und Maßnahmen
– Nach Abschluss der Analyse wird eine Entscheidung über das weitere Vorgehen getroffen.
– Falls erforderlich, werden Korrekturen oder Korrekturmaßnahmen eingeleitet.
– Erkenntnisse aus dem Verfahren fließen in mögliche interne Verbesserungen ein.
Abschluss und Mitteilung des Ergebnisses
Sie erhalten eine abschließende Rückmeldung mit der Entscheidung und den Ergebnissen des Vorgangs.
Sollten Sie weitere Fragen zum Ablauf haben, beantworten wir diese gerne im Rahmen der Bearbeitung Ihres Vorgangs.